Criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar
na reconstrução e reestruturação do país que necessitava reorganizar suas
indústrias e melhorar a produção devido à alta competitividade do mundo
pós-guerra, o programa 5S é uma ferramenta administrativa que auxilia na
implantação da qualidade, organização e otimização do ambiente de trabalho e
dos processos nas empresas.
O programa 5S visa conscientizar todos da organização da necessidade e
da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É uma reeducação cultural
que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar
os resultados esperados. Vislumbra e objetiva termos nas organizações ambientes
limpos, organizados, com asseio, bem como o bem estar das pessoas,
proporcionando condições para uma maior produtividade.
O Programa baseia–se em cinco conceitos,
conceitos estes que na verbalização em japonês, sua língua original, começam
com a letra S:
1.º S – Seiri – Senso de Utilização e Descarte
2.º S – Seiton – Senso de Arrumação e ordenação
3.º S – Seiso – Senso de Limpeza
4.º S – Seiketsu – Senso de Saúde e Higiene
5.º S – Shitsuke – Senso de Auto-Disciplina
COMO APLICAR O 5S EM MINHA EMPRESA?
O primeiro passo é colocar a casa em ordem, separando o que é útil do
que é inútil. Ou seja, o que é utilizado nas tarefas diárias e tudo o que
raramente ou nunca usamos. Essa arrumação começa a dar sentido na reeducação e
implantação da nova cultura dentro da empresa. O que não é necessário pode e
deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou
simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas verão que a
maioria dos objetos e papeis guardados são sem importância. Que estavam
simplesmente tumultuando e ocupando espaço no local de trabalho.
O segundo passo é organizar, arrumar e ordenar todo o material. Nesta
etapa temos que classificar todos os objetos conforme sua necessidade de uso.
Aqueles que usamos constantemente devem ficar com o acesso mais fácil do que os
objetos usados pouco. É muito bom que os objetos sejam identificados, nomeados,
rotulados para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade
e rapidez. A idéia é: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.
Este trabalho de organização e sinalização auxilia na administração dos
níveis de estoque, pois se os materiais são identificados com facilidade
torna-se mais prático saber quando determinado produto está em uso ou está
acabando, evitando a compra em duplicidade ou excessiva de itens.
Agora que deixamos apenas o que é pertinente para o ambiente de trabalho
e organizamos os materiais que ficaram, não existe hora mais propícia para um
bom trabalho de limpeza geral. Um ambiente limpo além de ser simples de se
encontrar, proporciona conforto às pessoas que ali trabalham. Nesta etapa
buscamos a conscientização dos funcionários em dois pontos fundamentais: o
primeiro é que não sujem e o segundo é que se sujar limpe. É necessário que os
funcionários tenham em mente que se usar vai sujar, que para guardar é necessário
limpar. É a conhecida tríade: “Usou, limpe e guarde” Se cada um contribuir com
sua parte para a manutenção da limpeza do local de trabalho, muitos
desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados.
O quarto passo diz respeito ao senso de asseio. Cada pessoa tem a
obrigação de cuidar da sua aparência e da higiene pessoal, principalmente
porque elas são a imagem da empresa. Ninguém precisa usar roupas de grife, mas
necessita ter cuidado com suas vestimentas, neste ponto o uso de uniformes
facilita muito, mas é preciso que os funcionários cuidem da integridade e
limpeza destes. É preciso que todos procurem sempre ter cuidado com o básico:
roupas limpas, barba feita, cabelos penteados e dentes escovados. É importante
acabar com o hábito de comer no local de trabalho, que incomoda tanto o cliente
interno (equipe de trabalho) quanto o externo (consumidor final). É de suma
importância também que todos utilizem os EPIs (equipamento de proteção
individual) a fim de evitar acidentes no ambiente de trabalho.
A ‘última’ fase é a fase do comprometimento das equipes de trabalho.
Apesar de ser um programa implantado para beneficio conjunto, tanto a empresa
quanto os funcionários terão melhorias com a implantação dos conceitos do
programa 5S. Estamos falando de mudanças. E toda e qualquer mudança para uma
nova cultura sempre encontra pessoas que se incomodarão e terão resistência
para as mudanças. Alguns podem até serem mais complicados, mas a partir do
momento em que a maioria do grupo se compromete e os resultados começam a
aparecer, a resistência diminui. É importante que incorporem os conceitos no
dia a dia de trabalho. É muito importante também aferir e divulgar os
resultados periodicamente através de um acompanhamento da evolução dos
trabalhos.
Este acompanhamento também é muito útil e essencial para que consigamos
entender a evolução das correções dos erros e quais pontos ainda precisam ser
trabalhados ou melhorados. Quais treinamentos se fazem necessários, onde temos
mais a evoluir e onde já conseguimos melhorias significativas. É importante que
os mais atuantes e comprometidos sejam parabenizados. Estas avaliações deverão
ser realizadas visando sempre à melhoria contínua do ambiente de trabalho –
aplicação da filosofia Kaizen. Kaizen significa melhoramento contínuo, envolvendo
todos e em todos os escalões da empresa. A filosofia do Kaizen afirma que o
nosso modo de vida – seja no trabalho, na sociedade ou em casa – merece ser
constantemente melhorado. E é mais fácil melhorar um pouco a cada dia do que
efetuar mudanças drásticas e repentinas. Lembremo-nos sempre: Uma grande
jornada é vencida por pequenos passos.
Embora os conceitos que englobam o 5S reflitam técnicas simples, a
implantação do programa deve respeitar e seguir algumas premissas. É preciso
conscientizar e sensibilizar a alta administração da necessidade de implantação
de conceitos e programas de qualidade. Ela tem que estar comprometida com a
condução do programa 5S. É necessário também que seja definido e nomeado um
gestor e um comitê central de multiplicadores. O gestor e o comitê deverão ter
capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse
programa para saber o que, quando e de quem cobrar. Multiplicar é: aprender,
praticar, ensinar, lembrar e cobrar a execução dos conceitos.
O programa tem como pontos principais eliminar o desperdiço, o custo
extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde, a falta de produtividade e
de comprometimento, mas mesmo necessário que se invista também na melhoria do
atendimento, na busca pela excelência da qualidade dos serviços e produtos, na
melhoria da imagem da empresa no mercado, na busca constante por satisfazer as
necessidades de quem mantém a empresa viva no mercado: o cliente final.
Assim, o programa 5S implantado em sua empresa poderá evoluir e caminhar
no sentido de programas mais abrangentes e completos de qualidade como o
Programa 10S:
1. SEIRI – Senso de Utilização
2. SEITON – Senso de Ordenação
3. SEISOH – Senso de Limpeza
4. SEIKETSU – Senso de Saúde
5. SHITSUKE – Senso de Autodisciplina
6. SHIKARI YARO – Senso de Determinação e União
7. SHIDO – Senso de Treinamento
8. SETSUYAKU – Senso de Economia e Combate aos Desperdícios
9. SHISEI RINRI – Senso dos Princípios Morais e Éticos
10. SEKININ SHAKAI – Senso de Responsabilidade Social
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